В последние годы государственные и муниципальные органы, а также специализированные фонды и даже коммерческие организации стали активно поддерживать политику раздачи грантов – финансовой поддержки проектов, в том числе в сфере культуры и искусства. Это позволяет не просто выделять денежные средства на конкурсной основе, выбирая наиболее качественные и интересные проекты, но и получать возможность контролировать реализацию проекта, требуя отчёты за выделенные средства.
Большинство учреждений культуры ответственно подходят к написанию заявки и формированию отчётности, но, не читая внимательно положение, договор, не говоря уже о законах, организации нередко обрекают себя на длительный период согласования отчёта, а что самое обидное, возврат полной суммы гранта в связи с недостижением показателей. Чтобы не попасть в столь плачевную ситуацию, достаточно знать несколько основополагающих принципов, основываясь на которых стоит работать с грантом. Что это за принципы рассказывает юрист в области культуры и искусства Валерия Маламура.
Заявка на грант. Перед написанием заявки необходимо обязательно прочитать положение, полностью, не отдельные части, а всё: только в 2019 году Министерство культуры РФ отклонило больше 100 пакетов документов, присланных на один конкурс грантов в связи с тем, что они были неправильно оформлены. Стоит отметить, что всего было прислано 207 заявок.
Обязательно следует помнить следующее:
1. Заверять документы необходимо только если это копии и такое требование прямо прописано в положении.
2. Если справки выдаются театру в электронном виде, они должны быть подписаны усиленной электронной подписью – такой документ будет достаточно распечатать и вложить в общий пакет заявки.
3. По общему правилу справка об отсутствии задолженности перед налоговой и выписка ЕГРЮЛ действительны в течении 30 дней с момента их получения, если в положении указан более длительный срок, то она может соответствовать ему.
4. Если по положению финансовые средства выделяются только постановкам, подавать заявку с фестивалем не стоит, она будет отклонена.
5. При указании в заявке количественных показателей, не стоит завышать их: важно не только показать свои планы, но и оценивать свои реальные возможности. Так, если прописано, что о постановке спектакля через СМИ узнает 1 миллион человек, то необходимо будет документально подтвердить этот миллион в отчёте – и, если Фонд президентских грантов примет проект, просто указав, что показатели значительно ниже, то Министерство культуры затребует возврата финансовых средств или же просто откажет в возмещении денег.
6. Нельзя подавать грант на одно и то же мероприятие сразу в на два конкурса грантов, проводимых государственными органами: если получено два гранта, от одного стоит отказаться, иначе у организации будут проблемы с надзорными органами, особенно, когда необходимо отчитываться за софинансирование.
7. В случае необходимости отчёта по софинансу проекта (внебюджетные средства) не стоит завышать сумму свыше той, что театр может реально потратить на проект. Если софинансирование обязательно, без него подавать на грант нельзя – заявка будет отклонена. Также стоит помнить, что софинансированием является не только денежная сумма, которая прописана в заявке, на эту же сумму могут быть предоставлены услуги или товар безвозмездно, в этом случае к отчёту по софинансированию достаточно приложить договор, акт и обоснование цены.
Отчёт по гранту. Отчётность по гранту стоит начинать формировать не в отчётный период, а раньше: как только получен документ, его необходимо отсканировать, заверить и убрать в папку отчёта – так всё будет готово постепенно и будет достаточно времени для заполнения таблиц, которые, зачастую, оформляют со множеством нарушений из-за страха не успеть подготовить пакет документов к сроку.
Обязательно следует помнить следующее:
1. От организации имеют права требовать только той отчётности, которая была прописана в договоре и положении: аналитической (творческой), финансовой или обеих сразу.
2. Если количество зрителей, согласно правилам гранта, требуют подтвердить фотографиями, то стоит делать несколько снимков: зрителей, где можно посчитать заявленное количество гостей, самого мероприятия, а также комбинированный снимок, где видно и мероприятие, и зрителей. Не стоит прилагать списки, если их не запросят дополнительно.
3. Отчёт о софинансировании – отдельная тема. Если о нём нет никакой информации в договоре, истребовать его не имеют права. Более того, отдельные грантодатели придираются к форме договора по софинансированию и требуют использования конкретных форм актов, договоров, предоставления дополнительной информации – в этом случае можете смело отказывать грантодателю. Документы по софинансированию составляются в форме, утверждённой учреждением культуры, и должны соответствовать лишь следующему перечню: договор, счёт, акт (или счёт-фактура, товарная накладная) и платёжное поручение. В случае истребования фискального чека, грантодатель не имеет права истребовать справку из банка, подтверждающую приобретение товара по корпоративной карте, а также документы, подтверждающие, что использованные для реализации проекта средства принадлежат организации.
4. Запрещено истребовать не относящуюся к реализации проекта документацию, например, договор аренды площадки, если деньги на неё не запрашивались, не были софинансом, а сам договор – не подтверждение количества участников.
Всегда стоит реально оценивать свои возможности и помнить, что на каждый потраченный рубль необходимо иметь подтверждающие документы, которые понадобятся как при отчёте, так и при налоговой проверке.
